Avec l’évolution technologique apparaissent de nouveaux moyens de communication qui font émerger de nouvelles techniques de collecte et d’utilisation des données. Échanger plus facilement, faire connaître plus rapidement et prospecter plus aisément sont les principaux atouts de cette avancée pour l’auto-entrepreneur. Les particuliers, internautes et utilisateurs y trouvent également leur compte avec, à leur disposition, des outils facilitateurs d’interaction, d’achat et d’information. Pourtant malgré ces avantages non négligeables, un inconvénient de taille accompagne l’avènement d’internet : l’utilisation des données personnelles. Il s’avère donc important de se pencher sur ce que la loi exige aux principaux protagonistes à ce sujet. Notamment, savoir ce que prévoit le RGPD pour l’auto-entrepreneur qui pensent souvent à tort qu’il est exempté de toutes responsabilités.
Pour effectuer certaines tâches et être en conformité avec le RGPD 2018, l’utilisation de certains outils et logiciels est indispensable, la société DPMS vous offre une palette de logiciels qui vous aident à gérer la sécurité des données personnelles.
Préparer les données
Pour se conformer aux demandes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l’auto-entrepreneur doit commencer par répertorier et trier ses données. Cette première étape doit permettre d’avoir un aperçu général sur les renseignements personnels stockés par l’entreprise. Cette démarche consistera à :
- Établir une liste où seront recensées les données obtenues ;
- Indiquer les dispositifs utilisés pour obtenir les informations ;
- Mentionner l’utilisation finale des données ;
- Déterminer la nature des données collectées ;
- Indiquer les noms et les rôles des personnes et des entités pouvant consulter et utiliser les données personnelles ;
- Notifier la durée de stockage des données ;
- Catégoriser les renseignements recueillis selon leurs réelles utilités et leurs natures (sensibles ou non) ;
- Évaluer la conformité de l’ancien processus de collecte d’informations. Pour les éléments dont l’infraction est avérée, il faudra que l’auto-entrepreneur renonce à leur utilisation.
Mettre les clients au fait de ses démarches
Puisque les principaux touchés sont ceux à qui les données seront prises, le RGPD pour l’auto-entrepreneur demande aux responsables du traitement des informations de renseigner clairement les internautes sur :
- La finalité des données collectées ;
- La durée du stockage ;
- Les droits dont ils disposent et la manière de les faire valoir.
Il faudra également que l’entrepreneur permette à ses visiteurs (internautes, clients, etc.) d’accepter ou de refuser de voir ses données personnelles recueillies et utilisées.
Toutes ses indications doivent apparaitre, soit, dès ouverture du site par l’internaute, soit, à la page où les renseignements sont censés être collectés (formulaires d’informations, d’aide, d’inscription, etc.).
Accroître la sécurité des données personnelles
Le but du RGPD étant de protéger les données personnelles et leurs propriétaires, il incombe alors à l’entrepreneur de maximiser leur sécurisation. Aussi, il se doit d’adopter les dispositifs pouvant y aider ; à savoir :
- La diversification des lieux de stockage des données ;
- L’installation et la mise à jour des logiciels de protection et de tout autre logiciel utilisé ;
- La vérification régulière du processus de traitement de données ;
- Le cryptage, si nécessaire, des données les plus sensibles.