Faire appel à un DPO est indispensable pour l’entreprise qui désire répondre scrupuleusement aux exigences du RGPD. Il aura pour rôles de conseiller le propriétaire d’entreprise sur les dispositions à prendre pour se conformer au cadre légal sur l’utilisation des données personnelles, de veiller à la réalisation de toutes les opérations relatives au RGPD, de conseiller sur toutes les opérations relatives au stockage et au traitement des sociétés, de servir d’intermédiaires entre l’entreprise et la CNIL et d’aider son « employeur » dans toutes autres démarches entrant dans la collecte et l’exploitation des informations. Au vu de ces attributions, il est impératif de choisir le professionnel apte à réaliser toutes ces tâches. Pour en choisir un, 2 choix s’offrent à l’entreprise : soit, intégrer un DPO à son entreprise, soit, externaliser. Pour l’externalisation, des questions peuvent se poser ; notamment, sur son utilité. Aussi, dans quelles circonstances externaliser son DPO ?
Si vous êtes dubitatifs sur la définition et les missions de la CNIL veuillez bien jeter un coup d’œil sur le RGPD 2018 pour être conforme avec le Règlement Européen.
Pour profiter d’une impartialité
Dans les grandes lignes, le DPO sera chargé de contrôler et d’aviser de toute infraction. Il est donc impératif qu’il soit totalement impartial. Ainsi, chaque transgression ou manquement pourra être notifié et corrigé sans qu’il n’y ait conflit d’intérêt. En effet, en engageant un professionnel qui s’intègrera entièrement à l’entreprise, on n’est jamais à l’abri d’une sympathisassions pouvant engendrer l’atténuation de l’ampleur d’une infraction. De ce cas, les conséquences pourraient être importantes. En se tournant vers le DPO assurément indépendant, aucune entrave ne viendra l’empêcher d’exercer son travail. La crainte des entreprises est de se voir pénaliser, pourtant en optant pour un expert intégré, le risque est de le voir entièrement dévoué à la société ; et les éventuelles fautes n’étant pas signalées à temps, s’accumuleront et engendreront des sanctions lourdes.
Pour décider quand et qui engager
Le pire cauchemar des entreprises est d’être accablé par un employé qui ne remplit pas sa fonction. Cela mène l’entreprise à une perte financière au profit d’un salarié qui ne peut être délogé de son poste et qui coûte, chaque mois, un salaire. Cela sans oublier que le rôle du DPO est extrêmement lourd puisque, mal fait, il expose l’entreprise à des sanctions pouvant la ruiner. Externaliser son DPO offre des avantages certains, dans le sens où, s’il ne remplit pas les critères requis par la société (en rapport avec les exigences du RGPD), il pourra être congédié.
Pour profiter de l’expérience et du professionnalisme
Le DPO offre une assurance certaine ; celle de l’expérience. Cette qualité s’explique par le fait qu’un DPO offrant ses services ne traitera pas qu’un seul dossier. Cela ne veut pas dire qu’il ne se consacrera pas le temps nécessaire pour une entreprise, mais plutôt qu’il dispose des compétences nécessaires pour mener à bien un projet de mise en conformité rapidement et avec la dextérité requise. D’ailleurs, l’exécution des tâches dans le respect des en va de sa réputation et la pérennité de ses activités.